書類が整っていると、驚くほど早く終わります
「早く終わる事業所」と「長引く事業所」があります
運営指導と聞くと「一日がかりの重労働」というイメージがあるかもしれません。 しかし実際には、驚くほど早く終わる事業所と、延々と長引く事業所にはっきり分かれます。
その差は、事業所の質ではなく、実は「見せ方の技術」にあります。
調査員の視点を変えるのもテクニック
先日、私がサポートした現場では、運営指導がわずか45分で終了しました。
・事前書類が整理されている ・個人ファイルが順番通りに並んでいる ・必要な記録が即座に出てくる
これだけで、調査員の態度は変わります。 最初の5分で「ここはちゃんと運営している」という印象を持たせることができれば、その後の時間は「粗探し」ではなく、形式的な「確認作業」に変わるからです。
泥沼化する事業所の共通点
逆に、時間がかかる事業所は「探す時間」で自ら首を絞めています。
「あの書類はどこだったか」 「担当者がいないので分かりません」
こうした隙が見えると、調査員は「他にも不備があるのではないか」と疑いを強めます。その結果、質問は深掘りされ、記録の細部まで厳しくチェックされるという悪循環に陥ります。
重苦しい空気の中で何時間も耐え続けるのは、準備の方向性が間違っているからです。
ハイタッチの準備は「安心」を買うこと
ハイタッチが提供するのは、単なる書類の整理ではありません。 運営指導を、スムーズに終わらせるための戦略的なテクニックです。
書類が「ある」のは当たり前です。それを「いかに信頼される状態で提示するか」まで徹底することで、行政から信頼してもらい、返還リスクを最小限に抑えることができます。
もし今の準備に少しでも不安があるなら、一度見せてください。 早く終わる運営指導は、正しい準備さえあれば、どの事業所でも実現可能です。
自信を持って当日を迎えましょう。
運営指導の通知が来ていない今のうちにご相談を！
気づいた時にはもう間に合わない…じゃ、もったいない！
このブログを読んでるあなた。
運営指導の通知、まだ届いてませんよね？
だったら、今が最高のタイミングです。
なぜかって？
通知が来てからじゃ…もう、間に合わないかもしれません。
📬 通知が来てからじゃ遅い理由
運営指導の通知がポストに届いた瞬間、だいたいの事業所さんで静かなパニックが始まります。
- 書類が…揃ってない
- 記録が…探せない
- 加算の裏付けが…っていうかどこにあるの？
慌てて準備を始めると、
「これは大丈夫だったっけ？」と自信が持てないまま書類を積み上げることになります。
しかも、調査員は冷静です。返答に詰まると…
「ここ、説明がつかないと返金かもしれませんね」
「この記録、実態とズレすぎてて架空と思われるので監査に切り替えて従業員、利用者さん含めてしっかり聞き取りさせてもらいます。まずは５年分の書類を全て出してください。。」」
……なんてことに。
それ、避けたいですよね。
👀 何もない今こそチャンス！
通知が来てない今のうちにやっておけば、
チェックも修正も余裕をもって進められます。
✅ 勤務表・出勤簿・サービス提供記録・給与明細の整合性
✅ 日々の記録や加算の算定根拠となる書類の確認
✅ サービスの実態と計画書は一致していますか？ケアプランに対して計画書足りてますか？
こういうのって、焦ってるときほどミスが出るんです。
だからこそ、「今」。
通知が来てからだと、たいてい…
「あれ…終わる気がしない…」
「え、こんなに書類あるの？（絶望）」
「…とりあえず胃薬飲もうか」そんな状態になっちゃいます。
🤝 ハイタッチが一緒なら、なんとかなる。
運営指導や監査って、できれば考えたくない案件かもしれません。
でもハイタッチは、その考えたくない案件を、なんかちょっと前向きに変えるのが得意です。
「なんでこれやってないんですか！！！」みたいな、高圧的なコンサルさんのような詰め方はしません
「じゃあ一緒にやっちゃいましょう」ってスタンスです◎
そんな気持ちになっていただけるよう、準備も、資料も、見直しも、全部一緒にやります。
胃が痛くなる前に、ハイタッチです。笑
📩 ご相談はいつでも、お気軽にどうぞ！
【元・運営指導担当者がお伝えします】
運営指導で絶対確認する3つのポイント発表！！
私が、もしあなたの介護事業所に調査へ伺うなら…
まず間違いなく、以下の3つを重点的に確認します。
① 勤務表・出勤簿・サービス提供記録・給与明細 —— 全部一致してますか？
これは最初に見る鉄板セットです。
1人の職員の記録を横串でチェックします。
勤務表では「9時〜17時勤務」
出勤簿（タイムカード）では「予定通り 9時〜17時 欠勤なし」
サービス提供実施記録では「10時〜12時、15時～16時訪問」
給与明細では「1日8時間分の支給」
この4つが一つでもズレていたら、、、、、ですよね？
「入力ミスでした」「たまたまです」で通用するレベルかどうかはすぐわかります。
私なら、その日を含む月の全職員分を精査し、なぜそうしなければいけなけなかった理由を追及します。
一体なにを隠してるんだろう？？という感じです。
② 加算を取ってるなら、証明できる資料はありますか？
「ちゃんと支援してますよ！」
「うちは計画書よりも余分にボランティア的にやってます！」
その気持ちは分かります。でも調査員は書類しか見ていません。
特定事業所加算を取ってる → 健康診断 個別支援会議、研修記録、対応マニュアル
処遇改善を取ってる → 配分ルールの掲示・周知の記録
ターミナルケア加算 → 記録だけではアウトです どのような計画の元、利用者又は家族から同意をとっているか？、、などなど
“言ったもん勝ち”ではなく“出せたもん勝ち”の世界です。
裏付け資料がなければ「確認できませんでした」として返金を求められてしまいます。
③ 売上が高い利用者のファイルを3名分ください
高額な報酬が発生している＝支援が多い＝本当に必要な支援か？ を確認します。
アセスメントに“根拠”があるか
ケアプラン1～7表に“つながり”があるか
モニタリング・会議録で“見直し”されているか
そしてこの3名分を見れば、「全員同じプランになっていないか」も分かります。
コピペっぽいプランや、根拠のない訪問頻度は、過剰サービスと判断し返金の対象になる可能性があります。
「ケアマネが作ったプランだから」
「訪問回数は利用者が希望したから」
…それでは通りません。調査員はエビデンス（証拠）しか見ません。
「ドキッ」としたあなたへ —— ハイタッチが書類整備をサポートします
ここまで読んで、「ちょっとヤバいかも…」と思った方。
いざ運営指導が来てから焦っても、もう遅いです。
ハイタッチは、あなたの事業所の味方です。
どんな状態でもなんとかなるように支援します。
あなたの事業所のリスクを事前に見つけ“見られても怖くない書類”を一緒に整備しましょう。
💬 ご相談はお気軽に
「何から手をつければいいのか分からない」
「加算資料、これで合ってる？」
「返金になりそうな書類って…？」
「もしかしたら人員、、、やばいかも。。」
どんな内容でもOKです。
“そのとき”が来る前に、備えておきましょう。
📌 運営指導は、通知が来た時点で“すでに始まっている”
対策は、いまこの瞬間からです。
就労支援事業所に波及する「全件調査」の衝撃
～すべての事業所が対象、加算の記録に不備があれば返還も～
📌 今、就労支援事業所が揺れています
大阪市が、市内1649事業所すべてに加算に関する実態調査を開始しました。
きっかけは、あるA型事業所による20億円超の過大受給疑惑。この事件を受けて、
市は就労支援事業所・生活介護・自立訓練も含め全福祉事業所への調査に踏み切りました。
📅 令和7年11月17日付で調査票が送付され、11月28日までの回答を求められています。
💬 「うちは関係ない」「うちはまじめにやってる」
そう思っていませんか？
今回の調査では、加算対象者の選定根拠や定着記録の有無、契約書の記載内容、就労経過記録など
今までそこまで求められなかったレベルのエビデンスが突かれます。
大阪府内の就労継続支援事業所の運営指導これから増えてくる可能が高いです。
🚨【特に危ないポイント】
定着加算の対象者が「3年ルール」に反していないか
在宅で作業をする場合、実際に作業した証拠
作業量と評価
支援員がどう関与したか
作業時間の裏付け
これらが少しでも曖昧だと、
「実態が確認できない＝虚偽または過大請求の可能性」
と判断されるケースが急増しています。
特に最近は、
📁 「写真1枚だけ」や「LINE報告のみ」では不十分 とされる事例が増加中。
さらに、今回は「監査」レベルの厳しいチェックになる可能性も示唆されています。
🧨「チェックだと思ったら、実は監査だった」
そんな流れ、他人事ではありません。
報道にもあるように、今回の問題は全国に影響しており、
今後は「一自治体の問題」では済まされなくなります。
不安が頭をよぎった方。
🛡 今のうちに、準備を始めましょう。
✅ ハイタッチなら「根拠を言葉と紙で整える」プロです。
「うちも加算とってるけど、記録が曖昧かも…」
「契約書や就労報告がざっくりしすぎてて心配…」
そんな状態でも大丈夫です。私たちハイタッチは、
A型・B型・生活介護を含め、これまで多数の事業所を立て直してきました。
⛔ 調査票の回答次第では、追加資料の提出 → 現地調査 → 指導もしくは監査 → 返金命令
という流れになる可能性もあります。
さらに、県や市の裁量によって対応の厳しさは異なることが多く、
「自治体ごとの傾向」も踏まえた準備が必要です。
💬「何をどう整えたらいいかわからない」
💬「本当にこの加算、請求してて大丈夫？」
そんな時は、“書類で正しさを証明する”体制を一緒に作っていきましょう。
📣運営指導がまだ来てない事業所の方へ
それ、本当に“ラッキー”で済ませて大丈夫ですか？
「うちは10年以上運営指導が来てないですよ」
「事業所の更新は無事に通ったから当面は大丈夫なはず」
——最近、こんな声をよく聞きます。
たしかに、コロナ禍で運営指導は大幅に遅れました。
本来は 6年に一度 のペースで行われるはずが、
実際は、10年近く空白のままという事業所も少なくありません。
ですが…
🚨実施指導は、必ず“ある日突然”来ます
厚生労働省が定めるマニュアルにも記載されています。
「事業所の指定更新までに運営指導を行うこと」 と。
つまり——
今まで来てなかったのは、単に“順番がまだ”だっただけ。
しかも最近では、
「通知が届いてから28日（４週間）以内」に実施されるケースが主流。
💬よくあるご相談：「実は…書類が…」
「前任者に任せてたけど、実は何もやってなかった」
「契約書も計画書もどこにあるのか…」
「就任して間もないけど、過去のことはブラックボックス」
「何から手をつけたらいいのか分からない…」
お気持ち、すごく分かります。
でも、いざ通知が来てから慌てても遅いんです。
📂書類を“ゼロから整える”という選択肢
ハイタッチには、こうしたケースにも対応しています。
📌 必要書類の洗い出し
📌 過去分の整合性確認
📌 グチャグチャなデータの分類と整理
📌 運営指導に強いフォーマットでの再構成
📌 返金リスクの高いポイントの洗い出し
📌 今後の対応方針までセットで提案
つまり、
「来る前提」で、“整った状態”をつくる。
😨「今、通知が来たら…正直ヤバイ」
そう思ったなら、今すぐご連絡ください。
実は、同じようなご依頼が急増中です。
時期によっては対応が難しいことも増えてきました。
ですから、余裕を持ってご連絡いただければ
じっくり丁寧に、最善の準備が可能になります。
運営指導は「不正を暴く場」ではありません。
適切に運営していることを証明する場です。
でもそのためには、
見せられる書類・話せる根拠・説明できる流れ が必要。
それを、私たちハイタッチに丸投げしませんか？もちろん当日の立会いもお任せください。
